企业如何建立财务共享服务中心?

财务共享服务中心的构建是由集团决策层选取适合本集团公司的模式,应该建立相关的组织架构、选取新地址,同时需要技术平台的规划。同时需要制定共享中心与子公司之间的服务协议,这是日后沟通、工作的重要依据,协议需要由集团总部、共享中心和各子公司负责人共同商定服务范围和收费依据,以避免未来可能发生的冲突。

1、流程设计是共享系统运行的基础。

就像“懂那么多道理却过不好这一生”所形容的,我们都知道流程重要,但在实际过程中往往还是会忽略。例如:100家公司分业务板块分批上线,系统搭建全部完成临上线到现场才发现竟然有公司还有现金支付业务,现在要上线了怎么办?总不能不让工厂做,还有很多人等着要拿钱呢,优化系统也来不及。

这是比较典型的前期需求调研不够充分,导致流程设计没有涵盖全部业务。当然企业业务也会发生变化,新的业务需要新的流程实现。共享中心一般都会有流程组,对外负责新业务的方案设计和测试,对内则是持续对系统流程进行优化。

2、与异构系统的衔接决定共享中心的效率。

共享中心是把财务当成一项对业务部门的服务,首先借助更明晰的分工提升服务效率,其次则是借助信息系统的智能核算减少重复性工作,前者会有极限而后者却是共享中心持续可以改善的,这就依赖信息系统实现。

企业常常会同时使用多套信息系统,比如核心业务系统、资金管理系统、费用报销系统,可能还有独立的项目管理系统、OA系统。财务共享作为最终用户交互的门户,必须要集成所有系统的信息,为用户提供统一的处理平台,这就必须要考虑各个系统间如何高效地衔接。这些衔接点就决定了共享中心的效率,比如资金支付,如果共享中心能把这几个系统有效连接在一起,流程就会变成:

(1)、OA的付款流程审批完后,自动流转到资金组;

(2)、资金组看到付款申请,选择付款的银行账户并确认;

(3)、系统自动调用资金平台的银行接口完成支付;

(4)、银行支付成功信息返回后,资金系统调用财务系统接口生成财务凭证。

这样,在整个业务流转过程中,共享中心的工作量明显减少,而这其中任何一个环节衔接出现问题,都会导致工作量增加,如果资金平台不能集成凭证,就需要手工做凭证,付款流程不能直接传递到资金平台,就需要在资金平台再输入一遍银行账户和金额。

在搭建共享中心初期,就应该整体考虑系统的IT架构,设计各异构系统之间的关系,确认各系统间信息如何传递,界定各系统的边界,尽可能减少需要人参与的节点,才能让共享中心系统运行更顺畅,更好地实现智能财务。

3、智能是基于财务核算的标准和规范。

什么是智能?简单说就是自动生成凭证,这个自动取决于分录格式和会计科目使用是否有统一的标准。同样是领产品送客户,A公司要进“招待费”科目,B公司要进“宣传费”,C公司又要进“促销费”,系统肯定判断不了,那就只能靠人判断还能怎样自动呢? 所以,标准很重要, 大家用同一套标准,都进同样的科目,系统才能形成凭证。

日常的总账凭证里,职工薪酬的凭证绝对是比较难做的一张,分录多、科目多、金额碎,费好大劲才能做完,这在共享中心同样是一个难题。怎么解决?只有统一格式,梳理各种特殊情况,比如A公司帮B公司垫付,B公司有员工的费用要D公司承担,能规避的就规避,要求所有公司按照同样的格式上报工资数据,共享中心只再核对检查一次,直接用接口导入凭证。当然,如果本身还有人力资源系统,那就是跟人力资源系统对接的问题了。

企业OS平台一站式企业应用服务平台

End